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안녕하세요!! 오늘 포스팅 할 내용은 구글 시트의 데이터 확인 기능에 대한 것입니다. 혹시 여러 사람과 구글 시트로 협업하면서 이런 경험 없으신가요?
- 분명 '완료'라고 입력해달라고 했는데, 누구는 '완료함', 누구는 '처리완료'라고 적어서 데이터 취합이 엉망이 된 경험.
- 날짜를 입력하는 칸에 누군가 실수로 "8월 5일"이라고 텍스트를 입력해서 함수 오류가 난 경험.
생각만 해도 머리가 지끈거리죠? 매번 데이터를 정리하고, 잘못 입력한 사람에게 다시 수정해달라고 요청하는 것도 은근한 스트레스입니다. 이런 데이터 관리의 어려움을 해결해주는 기능이 바로 '데이터 확인(Data Validation)'입니다.
목차
데이터 확인(Data Validation), 개념부터 알고 가기
'데이터 확인'이란 이름이 조금 어렵게 느껴질 수 있지만, 개념은 아주 간단합니다. 셀에 데이터를 입력하기 전에, 내가 미리 정해놓은 '규칙'과 맞는지 검사하는 기능이죠. 마치 데이터의 '문지기' 같다고 생각하면 쉽습니다.
- "이 칸에는 숫자만 들어올 수 있어!"
- "여기는 'A팀', 'B팀', 'C팀' 중에서만 골라야 해!"
- "반드시 날짜 형식(YYYY-MM-DD)을 지켜줘!"
이렇게 규칙을 설정해두면, 규칙에 맞지 않는 데이터는 아예 입력을 막거나 경고를 띄워줍니다. 덕분에 데이터가 뒤섞이거나 오류가 날 걱정 없이, 항상 깨끗하고 일관된 데이터를 유지할 수 있습니다.
이제 이 똑똑한 문지기를 어떻게 우리 시트에 채용할 수 있는지, 직접 실습을 통해 알아보겠습니다.
실습 준비: 예제 데이터로 시작하기
백문이 불여일견! 직접 따라 해보는 게 가장 좋겠죠? 아래 예제는 우리 팀의 '콘텐츠 발행 일정 관리표'입니다.
- 새로운 구글 시트를 열어주세요.
-
아래 표를 그대로 복사해서, 시트의
A1셀에 붙여넣기 하거나, 아래의 버튼을 눌러 미리 작성된 샘플 구글 시트 파일을 열어 확인해보세요.
| 콘텐츠 제목 | 담당자 | 마감일 | 상태 |
|---|---|---|---|
| 1분기 실적 보고서 | 김민준 | 2025-08-15 | 제작중 |
| 신제품 소개 영상 | 이서연 | 2025-08-22 | 기획 중 |
| 8월 뉴스레터 | 박도윤 | 2025-08-28 | 완료 |
| 블로그 포스팅 | 김민준 | 2025-09-05 | 검토중 |
준비되셨나요? 이제 이 표에 데이터 규칙을 만들어 보겠습니다.
따라하기 1: '상태' 열에 드롭다운 목록 만들기
'상태' 열에 '기획 중', '제작 중', '검토 중', '발행 완료' 네 가지 외에는 아무것도 입력할 수 없도록 만들어 보겠습니다.
-
규칙을 적용할 '상태' 열의 범위(
D2:D5)를 마우스로 드래그하여 선택합니다. -
상단 메뉴에서
[데이터]>[데이터 확인]을 클릭합니다. -
오른쪽에 나타나는 '데이터 확인 규칙' 창에서
[+ 규칙 추가]버튼을 누릅니다. - '기준' 항목의 드롭다운 메뉴를 클릭하여 '드롭다운'을 선택합니다.
-
옵션 1에
기획 중, 옵션 2에제작 중,검토 중,발행 완료를 차례로 입력합니다. 기존에 있던 값들은 삭제하고 순서대로 입력합니다. 각 옵션 앞의 원형 버튼을 눌러 원하는 색상을 지정하면 가독성이 더 좋아집니다! - 모든 항목을 입력했으면 오른쪽 하단의 [완료] 버튼을 클릭합니다.
|
| 상태열에 드롭다운 목록 만들기 진행 순서 |
결과 확인: 이제 '상태' 열의 아무 셀이나 클릭해보세요. 깔끔한 드롭다운 목록이 나타나죠? 이제 사용자는 이 목록에서만 상태를 선택할 수 있으므로, '완료'와 '완료함'이 섞여서 골치 아플 일이 사라집니다!
따라하기 2: '마감일' 열에 날짜만 입력하게 만들기
'마감일' 열에는 반드시 '2025-08-15'와 같은 유효한 날짜 형식만 들어오도록 규칙을 설정해 보겠습니다.
-
규칙을 적용할 '마감일' 열의 범위(
C2:C5)를 드래그하여 선택합니다. -
다시
[데이터]>[데이터 확인]>[+ 규칙 추가]를 클릭합니다. - '기준' 항목에서 '올바른 날짜'를 선택합니다.
- [고급 옵션]을 클릭해 보세요.(기본으로 선택되어 있을 수 있습니다.)
- '데이터가 유효하지 않은 경우:' 항목에서 '입력 거부'를 선택합니다.
- '선택된 셀의 도움말 텍스트 표시'에 체크하고, "YYYY-MM-DD 형식으로 날짜를 입력해주세요." 와 같은 안내 문구를 적어주면 사용자의 편의성이 더욱 올라갑니다.
- [완료] 버튼을 클릭합니다.
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| 마감일 열에 날짜만 입력하게 만들기 진행 순서 |
결과 확인: 이제 '마감일' 열의 셀에 "구월 오일"과 같이 텍스트를 입력해 보세요. "문제가 발생했습니다"라는 경고창이 뜨면서 입력이 거부될 겁니다. 이로써 데이터의 형식을 완벽하게 통제할 수 있게 되었습니다.
Pro Tip: '담당자' 목록, 셀 범위로 스마트하게 관리하기
만약 팀에 새로운 담당자가 들어오거나 나갈 때마다 데이터 확인 규칙을 일일이 수정하는 건 번거롭겠죠? 이럴 땐 특정 셀 범위를 참조해서 드롭다운 목록을 만들면 됩니다.
-
시트의 빈 공간(예:
F2셀)에 '담당자 목록'을 만듭니다.- F2: 김민준
- F3: 이서연
- F4: 박도윤
- F5: (새 담당자)
- 규칙을 적용할 '담당자' 열의 범위(
B2:B5)를 드래그합니다. -
[데이터]>[데이터 확인]>[+ 규칙 추가]를 클릭합니다. - '기준' 항목에서 '드롭다운(범위)'를 선택합니다.
-
오른쪽의 격자무늬 아이콘을 클릭한 후, 우리가 방금 만든 담당자 목록
범위(
F2:F5)를 마우스로 드래그하고 [확인]을 누릅니다. - [완료] 버튼을 클릭합니다.
이제 나중에 F5 셀에 '최고운'이라는 새 담당자 이름을 추가하기만
하면, '담당자' 열의 드롭다운 목록에 자동으로 '최고운'이 추가됩니다.
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| Pro Tip. 셀 범위로 스마트하게 관리하기 진행 순서 |
더 스마트한 활용 방안: 어디에 써먹을 수 있을까?
오늘 배운 '데이터 확인' 기능은 콘텐츠 관리표 외에도 정말 다양한 곳에 활용할 수 있습니다.
- 프로젝트 관리: 작업 상태('To-Do', 'In-Progress', 'Done'), 우선순위('상', '중', '하')를 드롭다운으로 만들어 전체 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다.
- 비용 정산 및 가계부: 지출 카테고리('식비', '교통', '문화생활')를 목록으로 만들어, 나중에 카테고리별 지출을 피벗 테이블로 분석하기 용이하게 만듭니다. '금액' 열에는 숫자만 입력되도록 강제하여 계산 오류를 막을 수 있습니다.
- 재고 관리: '제품 코드'를 마스터 목록에서만 선택하게 하여 오입력을 막고, '입고일'과 '출고일'은 날짜 형식만 받도록 하여 정확한 재고 흐름을 추적할 수 있습니다.
- 설문조사 데이터 취합: 고객 만족도('매우 만족', '만족', '보통', '불만족')나 부서명('인사팀', '개발팀', '마케팅팀') 등을 통일시켜, 이후 데이터 분석의 정확도를 높일 수 있습니다.
마무리하며
클릭 몇 번만으로도 데이터의 일관성과 정확성을 지키고, 오류를 수정하는 데 낭비되던 시간을 아낄 수 있습니다. 무엇보다 "이건 이렇게 입력해주세요"라고 매번 말로 설명하는 대신, 시트 자체가 스스로 규칙을 알려주는 시스템을 만들 수 있다는 점이 가장 큰 장점입니다.
지금 바로 여러분이 팀원과 함께 쓰는 구글 시트를 열어, 가장 간단한 드롭다운 목록부터 적용해보세요. 이 작은 변화가 여러분의 업무를 훨씬 더 스마트하고 효율적으로 만들어 줄 것으로 기대합니다.